כתיבה עסקית היא אמצעי חיוני לתקשורת בתוך מקומות עבודה ומחוץ להם, וכוללת אינטראקציות עם עמיתים, בעלי עניין ולקוחות. זו כתיבה שמאפשרת חילופי מידע בכתב, החל מהעברת רעיונות או סיעורי מוחות וכלה בעדכונים ארגוניים. כישורי הכתיבה שנדרשים לשם כך הופכים לקריטיים במקרים בהם צריך לחדד מסרים ולהופכם לברורים, תמציתיים ובעלי השפעה.
ארבעת הסוגים העיקריים של כתיבה בעולם העסקים הם:
1. הדרכה: 'כתיבה הדרכתית' נדרשת כשמחליפים מקום עבודה, כשאנשים חדשים מגיעים למקום עבודתך או כשצריך לספק הנחיות לשותפים. טקסטים כאלה בדרך כלל מפרקים משימות לסדרה של שלבים שניתן להבין בקלות.
2. מידע: כתיבה אינפורמטיבית אמנם לא מחייבת נקיטת פעולה מצד הנמענים, ולכן היא לא מורכבת כמו כתיבה שיווקית, אבל היא עדיין דורשת מחשבה בהירה וכושר ניסוח; כתיבה 'מידענית' שכזו נוגעת ביצירת מסמכים רשמיים לעיון, לימוד או לאצירת מידע. כתיבה אינפורמטיבית גם חיונית לתיאור ההתקדמות בתחומי עבודה שונים, לחיזוי שינויים ולעמידה בהתחייבויות משפטיות.
3. שכנוע: כתיבה שכנועית/שיווקית היא הכתיבה שבלוג זה עסוק בה בעיקר לאורך למעלה מעשור. מטרתה להשפיע על צרכנים או לקוחות אפשריים לבצע פעולות שרצויות על ידי העסק, כמו למשל רכישה. כתיבה זו נפוצה במסגרת מכירות או שיווק, היא מתמקדת במוצר או בשירות מסוים ותורמת לבנייה של קשרי לקוחות ולתחזוקתם.
4. עסקים: כתיבה עסקית (לא שיווקית) כרוכה בדרך כלל בתקשורת יומיומית, לרוב באימיילים, במכתבים ואפילו בחשבוניות. למשל, מחלקות משאבי אנוש משתמשות בסוג זה של כתיבה כדי לספק לעובדים מידע מורכב, יותר או פחות, בנוגע לעניינים הקשורים להעסקתם.
טל מאור · טעימה מהעמודים המקוריים
לכתוב טוב ברשת
הקטע המרכזי כטקסט נגיש
״תמכור את הטעם, לא את הסטייק״ הוא אחד הכללים החשובים ביותר בכתיבה שיווקית. הקפדה על הכלל הזה מחזקת באופן משמעותי כל טקסט שיווקי. הרי המטרה הסופית של כל טקסט שפונה לקבוצה גדולה של קונים פוטנציאליים היא להניח בידיהם משהו שכתוב טוב ומייצג אותך או את מוצריך באופן נהדר.
הצעד הראשון הוא להימנע מטעות שכותבים רבים עושים, וביניהם גם כמה קופירייטרים: הם מתמקדים בתכונות של המוצר ומאדירים את צבעו ואת גודלו ומבזבזים מילים על מה הכפתור האדום עושה. אם המוצר הוא שלך – כל זה עשוי להישמע לך נהדר. הרי מזמן התאהבת במוצר בגלל כל התכונות הללו והשקעת מאמץ וכסף כדי לשווק אותם. אולם יש כאן בעיה.
עובדת חיים היא שאנשים לא קונים תכונות – הם קונים תועלות. הם לא קונים משחת שיניים, הם כן קונים שיניים בריאות יותר. הם לא קונים מכונית, הם קונים בטיחות ולייף סטייל. הם לא קונים ייעוץ עסקי, אבל הם כן קונים יותר כסף בחשבון הבנק שלהם. הבנת את הרעיון? זה כלל נכון לגבי כל עסק, כל מוצר וכל שירות – אם הוא עוסק במכירה ישירה לצרכנים (B2C) או במכירה לעסקים אחרים (B2B).
ארבעת ענפי הכתיבה לעיל כוללים סוגים שונים של תקשורת כתובה שמשמשת בהקשרים מקצועיים. להלן כמה סוגים נפוצים של יישומיהם:
מיילים: תקשורת אפקטיבית באמצעות מיילים היא חיונית בעולם העסקים. בתוך סוגת כתיבה זו נמצאים מיילים רשמיים, מיילים לא רשמיים ומיילים למטרות שונות כגון שיתופי פעולה, עדכונים או בקשות. בלוג זה נגע בעבר בדרך לנסח מיילים שיווקיים טובים.
דו"חות: דו"חות עסקיים הם מסמכים מקיפים המנתחים, מפרשים ומציגים מידע על נושא או מצב עסקי מסוים. לעתים קרובות הם כוללים נתונים, ממצאים והמלצות.
תזכירים (Memo): תקשורת קצרה בכתב שנמסרת בתוך הארגון. זו כתיבה שמשמשת בדרך כלל להעברת מידע, להכרזת מדיניות או להכרזות פנימיות אחרות.
הצעות שיווקיות: עסקים יוצרים הצעות שיווקיות למען לקוחותיהם, לשותפים או לעיניהם של משקיעים. מסמכים כאלה מתארים בדרך כלל את פרטי הפרויקט לרבות יעדים, מתודולוגיה, ציר זמן ועלויות.
תוכניות עסקיות: תוכנית עסקית היא מסמך מקיף שמתאר את יעדי החברה ואת האסטרטגיה להשגתם. כתיבה לתוכניות עסקיות כוללת גם מידע על המודל העסקי, ניתוח שוק, תחזיות פיננסיות ופרטים תפעוליים.
מכתבים: זה אולי נראה מיושן בימינו אבל יש מי שעדיין משתמשים במכתבים עסקיים כהודעות רשמיות בכתב למטרות שונות, כגון הצגת פרטים על החברה, בירורים או שליחת מכתבי הערכה או תלונה.
מסמכי מדיניות: מסמכים כאלה מתארים את הכללים, התקנות וההנחיות בארגון. הם חיוניים להבטחת עקביות ותאימות.
מדריכים והוראות: עסקים יוצרים מדריכים ומסמכי הדרכה כדי להנחות עובדים לקראת תהליכים, נהלים ושימוש במוצרים או בשירותים.
הודעות לעיתונות: ארגונים משתמשים בהודעות לעיתונות כדי להעביר מידע חדשותי/שיווקי לתקשורת ולציבור. הודעות כאלה יכולות לכלול נושאים שונים כמו השקות מוצרים, הודעות ארגוניות או אירועים משמעותיים אחרים. המעוניינים לקבל יותר מידע על כתיבת הודעה לעיתונות ימצאו זאת ממש כאן.
פרוטוקולים של פגישות: רישום נקודות המפתח, ההחלטות והפעולות שננקטו במהלך פגישות חשובות לשמירה על רישום והבטחת אחריות.
פוסטים ברשתות חברתיות: עסקים משתמשים במדיה החברתית לשם תקשורת שיווקית על גווניה השונים. כתיבת פוסטים באופן אפקטיבי היא יכולת חיונית ליצירת קשר עם קהל מגוון, לקידום מוצרים או שירותים ולשמירה על נוכחות חיובית באינטרנט. בלוג זה נגע בדרכים לכתיבת פוסטים יעילים ברשתות החברתיות, הנה דוגמה הנוגעת לפוסטים בפייסבוק.
בלוגים ומאמרים: חברות ועסקים מפרסמים לעתים קרובות בלוגים ומאמרים באתרי האינטרנט שלהם, כדי לחלוק תובנות, מומחיות ועדכונים מהתעשייה, וכדי לשפר את הנוכחות המקוונת והמנהיגות המחשבתית שלהן. בדיוק מה ש'כותב טוב' עושה ממש כרגע.
נאומים ומצגות: תקשורת יעילה באמצעות נאומים ומצגות חיונית להעברת מסרים חשובים לקהלים פנימיים או חיצוניים. המעוניינים לקרוא על דרכים מצוינות לכתיבת נאום לחתונה ימצאו זאת פה, והמעוניינים להגביר את יעילותם לקראת הרצאת מצגת, יקראו על זה כאן.
לכל כתיבה מהסוגים לעיל יש מוסכמות, סגנונות ומטרות משלה. היכולת להתאים את סגנון הכתיבה להקשר ולקהל הספציפיים היא מיומנות רבת ערך בעולם הכתיבה שנדרשת בעסקים, שבלוג זה מתאר, מפרט ושם עליה דגש לאורך 13 שנות פעילותו.
